Aloita RevOps-implementointi yhdestä asiakkaan asiointia hidastavasta kohdasta. Se voi olla käsittelemätön yhteydenotto, puutteellisena toimitukseen siirtyvä tilaus tai laskutusta odottava valmis työ. Nimeä ongelmalle omistaja ja sovi, millä tuloksella kokeilu hyväksytään.
Alla oleva 90 päivän suunnitelma on esimerkkirunko rajatulle kokeilulle. Se ei ole lupaus koko yrityksen RevOps-uudistuksen kestosta. Järjestelmien vaihto, tietojen siivous ja usean maan prosessit voivat vaatia erilliset projektit.
Ennen aloitusta: kirjaa kokeilun rajaus
- Ongelma: missä kohdassa työ pysähtyy, ja mitä havaintoja siitä on?
- Rajaus: mikä tiimi, asiakassegmentti ja prosessin osa otetaan kokeiluun?
- Omistaja: kuka saa päättää yhteisistä käytännöistä?
- Lähtötaso: kuinka usein ongelma esiintyy ja paljonko korjaamiseen kuluu aikaa?
- Hyväksymiskriteeri: mitä pitää pystyä osoittamaan ennen laajentamista?
Esimerkiksi myynnistä toimitukseen siirtyvien tilausten kokeilussa kriteeri voi olla, että jokaisella kokeilutilauksella on hyväksytty sisältö, toimitusvastuu ja sovittu aikataulu. Tarkastele myös, vähenikö puuttuvien tietojen kysely. Näin pelkkä pakollisen kentän täyttäminen ei riitä onnistumiseksi.
Selvitä nykyinen työ päivinä 1–30
Haastattele myyntiä, markkinointia, toimitusta ja taloushallintoa siitä kohdasta, jonka valitsit. Käy läpi toteutuneita tapauksia järjestelmistä. Kirjaa, mistä tieto syntyi, kuka sitä tarvitsi ja missä sitä korjattiin.
- Piirrä nykyinen prosessi todellisten tapausten avulla.
- Listaa tarvittavat tiedot ja niiden nykyiset lähteet.
- Tarkista puuttuvat tunnisteet, kaksoiskappaleet ja vanhentuneet vaiheet.
- Sovi yhteinen liidi- tai tilausmääritelmä sekä siirtokriteerit.
- Valitse lähtötason mittarit ja kirjaa niiden laskentatapa.
Ensimmäisen kuukauden tulos on suunnitelma, jolla on nimetty omistaja. Lähtötilanne on todennettu. Jos tarvittavaa dataa ei ole, kerää se ennen tulostavoitteen lukitsemista.
Kokeile sovittua työtapaa päivinä 31–60
Muuta rajauksen edellyttämät kentät, vastuut ja työvaiheet. Harjoittele käyttäjien kanssa sekä tavallinen tapaus että poikkeukset. Rajaa kokeilu esimerkiksi yhteen myyntitiimiin tai palveluun, jotta virheen vaikutus pysyy hallittavana.
| Koetapaus | Hyväksyttävä tulos |
|---|---|
| Uusi yhteydenotto | Vastuuhenkilö ja seuraava tehtävä kirjautuvat sovitulla tavalla. |
| Puutteellinen tilaus | Vastaanottaja palauttaa sen nimettyyn korjausjonoon syyn kanssa. |
| Siirto epäonnistuu | Vastuuhenkilö havaitsee virheen ja tietää, miten siirto uusitaan. |
| Sama tilaus lähetetään kahdesti | Toinen lähetys ei aiheuta uutta toimitusta tai tuplalaskua. |
| Asiakas muuttaa tilausta | Hyväksytty muutos välittyy toimitukselle ja laskutukseen. |
Jos muutos koskee integraatiota, sovi ennen käyttöönottoa siirrettävät kentät, tiedon ensisijainen lähde ja päivityssuunta. Säilytä tarvittava varmuuskopio ja sovi palautusmenettely. Tarkista myös käyttöoikeudet: jokaiselle käyttäjälle ei tarvitse näyttää kaikkea asiakastietoa.
Arvioi kokeilu päivinä 61–90
Vertaa kokeilun tuloksia lähtötilanteeseen samalla laskentatavalla. Näytä tapausten määrä ja asiakasjoukko tuloksen rinnalla. Jos myyntisykli on pitkä, 90 päivää ei välttämättä riitä liikevaihtovaikutuksen arviointiin. Siirtojen onnistuminen ja tietojen selvittelyyn käytetty aika voidaan havaita aiemmin.
- Käy poikkeukset läpi viikoittain nimetyn omistajan kanssa.
- Poista tarpeettomat kirjaukset ja täsmennä epäselvät ohjeet.
- Varmista, että uusi työntekijä pystyy hoitamaan vaiheen ohjeen avulla.
- Päätä hyväksymiskriteerien perusteella, laajennetaanko kokeilua vai jatketaanko korjauksia.
Ketkä RevOps-työhön tarvitaan?
Johto varmistaa ajan ja päätösvallan. Prosessin omistaja koordinoi muutokset. Myynnin, markkinoinnin ja toimituksen vastuuhenkilöt sopivat työvaiheista, taloushallinto vahvistaa laskutukseen ja tulokseen liittyvät määritelmät. Tekninen omistaja vastaa integraatioiden toiminnasta.
Pienessä yrityksessä tehtävät voivat kuulua nykyisille työntekijöille. Rekrytoinnin tarvetta arvioidaan työn määrän, järjestelmien ja muutostarpeen perusteella. Yksittäinen ARR-raja ei kerro, tarvitsetko Revenue Operations Managerin, analyytikon vai ulkopuolista integraatioapua.
Viisi vältettävää virhettä
- Työkalun hankinta ilman käyttötapausta. Määrittele ensin, mikä työ ja tiedonsiirto sillä hoidetaan.
- Koko yrityksen muuttaminen kerralla. Rajaa ensimmäinen kokeilu niin, että pystyt seuraamaan sen tuloksen.
- Vastuu ilman päätösvaltaa. Sovi, kuka ratkaisee tiimien välisen erimielisyyden.
- Virheiden käsittelyn unohtaminen. Testaa palautukset ja epäonnistuneet siirrot ennen laajennusta.
- Lisäkirjaaminen ilman hyötyä. Poista kentät, joita kukaan ei käytä päätökseen tai seuraavan työn tekemiseen.
RevOps-opas avaa vastuut ja toimintamallin. Mittarien määritelmät ja laskuesimerkit auttavat sopimaan lähtötason. Kun kokeilu koskee taloushallintoa, aloita CRM:n ja Procountorin välisen työn rajauksesta.
Lue myös RevOps Resapin rakentamisessa.
Olli Junes on Resacon perustaja ja toimitusjohtaja. Hän on tehnyt myyntiä ja markkinointia koko työuransa ja rakentaa nyt suomalaisille pk-yrityksille työkaluja, joilla arki sujuu ilman kymmentä eri järjestelmää. Kirjoittaa siitä mitä asiakastyössä näkee.
