Procountor + CRM: Miten yhdistää taloushallinto ja myynti yhdellä järjestelmällä

TLDR
– Myynnin ja taloushallinnon irrallisuus on yksi yleisimmistä operatiivisista pullonkauloista suomalaisissa pk-yrityksissä
– Procountor-CRM-integraatio poistaa asiakastiedon kaksoisylläpidon ja virhelähteet
– Lasku voidaan luoda suoraan voitetusta diilistä ilman käsin kopiointia
– Resapin Procountor-integraatio sisältää asiakassynkan ja laskutusautomaation — maksustatuksen saa näkymään CRM:ssä ilman erillistä kirjanpitäjäkyselyä
– Käyttöönotto onnistuu päivässä — ei kuukausiprojektia

Ongelma: kahden järjestelmän kopioinnin kirous

Tunnistetko tämän tilanteen? Myyjä voittaa diilin, kirjaa sen CRM:ään, lähettää sähköpostia kirjanpitäjälle — tai luo laskun itse toisessa järjestelmässä käsin — ja toivoo, että kaikki tiedot ovat oikein. Kirjanpitäjä luo asiakaskortin Procountoriin. Noin joka viides kerta jokin menee pieleen: nimi ei täsmää, osoite on vanha, viite puuttuu.

Tämä ei ole harvinainen tilanne. Tämä on normi suomalaisissa 5–50 hengen yrityksissä.

Kaksoisylläpito ei ole vain hidasta — se on kallis. Jos tiedon siirto kestää 20 minuuttia per diili ja yritys tekee 30 diiliä kuukaudessa, se on 10 tuntia kuukaudessa pelkästään kopiointiin. 10 tuntia, jotka voisi käyttää asiakastyöhön.

Mitä taloushallinnon ja myynnin yhdistäminen tuo käytännössä

Kun Procountor ja CRM puhuvat keskenään, käytännön hyödyt ovat kolmessa luokassa:

Nopeus

Lasku syntyy minuuteissa voitetun diilin jälkeen, ei päiviä myöhemmin. Asiakas ei odota. Kassavirta paranee.

Tarkkuus

Asiakasnimen ja y-tunnuksen data tulee suoraan rekisteristä. Osoite ja maksuehtoluokka seuraavat samasta lähteestä, ei myyjän muistista. Virhelaskujen määrä laskee dramaattisesti.

Näkyvyys

Myyjä näkee CRM:ssä suoraan, onko asiakas maksanut edellisen laskun. Ennen tätä myyjä soitti kirjanpitäjälle tai lähetti sähköpostia. Molemmat tekevät töitä älykkäämmin, eivät enemmän.

Procountor API:n perusteet — mitä integraatio oikeasti tekee

Procountor tarjoaa REST-pohjaisen API:n, jolla ulkoiset järjestelmät voivat lukea ja kirjoittaa dataa. Integraation tekeminen itse on mahdollista, mutta vaatii teknistä osaamista OAuth 2.0 -autentikoinnista ja Procountorin datarakenteesta.

Käytännössä pk-yritykselle olennainen on API:n kolme ydinominaisuutta:

Asiakasrekisteri: Hae, luo ja päivitä asiakasdataa. Kun uusi asiakas voitetaan CRM:ssä, integraatio tarkistaa ensin, onko asiakas jo Procountorissa y-tunnuksella — ja luo vain jos puuttuu.

Myyntilasku: Luo laskupohja diilin tiedoilla. Procountor API hyväksyy laskun rivit, maksuehdot, viitemerkit ja PDF-muodon generointikomennon.

Maksustatus: Hae laskun maksustatusta. Tämä tieto voidaan palauttaa CRM:ään, jolloin myyjä näkee dashboard-näkymässä, mitkä asiakkaat ovat maksurästissä ennen seuraavaa kontaktia.

Resapin integraatio on rakennettu näiden kolmen ytimen päälle. Katso tekninen integraatiodokumentaatio.

Käytännön käyttötapaukset

Tapaus 1: Laskutus suoraan diilistä

Myyjä merkitsee Resapin CRM:ssä diilin “Voitettu”. Järjestelmä kysyy: “Luodaanko lasku?” — tai luo sen automaattisesti, jos yritys on niin konfiguroinut. Lasku avautuu Procountoriin esitäytettynä:

• Asiakkaan nimi ja y-tunnus YTJ:stä haettuna
• Diilissä sovitut tuotteet ja hinnat suoraan riveinä
• Sovittu maksuehto (14 pv, 30 pv, jne.)
• Projektiviite, jos kyseessä on projektilaskutus

Myyjä tai kirjanpitäjä tarkistaa ja lähettää. Ei kopiointia.

Tapaus 2: Asiakastiedon synkka molempiin suuntiin

Kun kirjanpitäjä päivittää asiakkaan laskutusosoitteen Procountorissa, muutos synkronoituu automaattisesti CRM:ään. Ja päinvastoin: jos myyjä korjaa puhelinnumeron CRM:ssä, muutos menee Procountoriin.

Yksi totuuden lähde, kaksi näkymää.

Tapaus 3: Maksustatuksen näkyvyys myyntitiimille

Myyjä avaa asiakkaan profiilin CRM:stä ennen soittoa. Hän näkee suoraan: viimeisin lasku lähetetty 3.4., erääntymispäivä 17.4., maksamatta. Hän voi päättää itse — ottaako asian esille puhelun alussa vai ohjataanko asia laskutukseen ensin.

Tämä tieto on ennen vaatinut erillisen pyynnön kirjanpitäjälle.

Resapin Procountor-integraatio käytännössä

Resappi on rakentanut Procountor-integraation natiivisti — se ei ole erillinen lisäosa tai kolmannen osapuolen middleware, vaan osa ydintuotetta.

Mitä integraatio sisältää:

• Asiakassynkka (kaksisuuntainen, reaaliaikainen tai ajastettu)
• Laskun luonti diilistä (manuaalinen tai automaattinen trigger)
• Maksustatuksen haku CRM:n dashboardille
• Tuoterekisterin synkka Procountorin tuotteista CRM:n tarjouspohjiin
• Virhekäsittely ja hälytykset: Jos synkka epäonnistuu (esim. y-tunnus ei löydy), järjestelmä ilmoittaa käyttäjälle eikä hiljaa hylkää dataa

Käyttöönotto: API-avain Procountorista, konfigurointi Resapissa, testi yhdellä diilistä. Tyypillinen aika nollasta toimivaan: 4–8 tuntia.

Katso tarkempi kuvaus integraatiosivulta tai toimialakohtaisista toteutuksista.

Yhteenveto: lopeta kopioiminen, aloita myyminen

Procountor on toimiva taloushallintojärjestelmä. CRM on toimiva myyntijärjestelmä. Mutta jos ne eivät keskustele keskenään, jokin henkilö toimii niiden välissä inhimillisenä integraationa. Se on kallis tapa ratkaista ongelma, joka voidaan automatisoida.

Integraatio ei ole ylellisyys. Se on perushygienia yrityksessä, joka haluaa kasvaa ilman että hallintotaakka kasvaa samassa suhteessa.

Varaa demo ja katsotaan, miltä integraatio näyttäisi teidän prosessissanne. Tarvitset Procountor-tunnukset ja 15 minuuttia — me hoidamme loput.

Lähteet
– Procountor API-dokumentaatio: dev.procountor.com

Aiheeseen liittyvät artikkelit
– RevOps-opas pk-yrityksille
– ERP-vertailu 2026