Procountor CRM -haulla etsit yleensä tapaa yhdistää myyntiputki ja taloushallinto. Procountor Taloushallinto hoitaa taloushallinnon tehtäviä. Myynnin yhteydenotot, tarjoukset ja seuraavat toimenpiteet voidaan hoitaa erillisessä CRM:ssä, joka siirtää sovitut tiedot Procountoriin rajapinnan kautta.
Resapissa on Procountor-rajapinta. Sen soveltuvuus omaan työhösi ratkaistaan sillä, mitä tietoja tarvitset järjestelmien välillä ja kuka vastaa niiden oikeellisuudesta.
Onko Procountorissa CRM?
Tuotteen nimi ratkaisee. Procountor Taloushallintoa ja erillistä CRM-järjestelmää ei pidä pitää samana tuotteena. Procountor tarjoaa myös tilitoimistoille suunnattua Procountor Toiminnanohjausta, jonka tuotekuvaukseen kuuluu asiakkuuksien hallinta.
Jos tarvitset myyntiputken ja tarjousten seurannan, vertaa juuri näitä työvaiheita. Tarkista erikseen, palveleeko tuote oman yrityksesi myyntiä vai tilitoimiston asiakastyötä. Asiakasrekisteri laskutusta varten ei yksin kerro, miten myyjä hoitaa seuraavan asiakaskontaktin.
Procountor, CRM vai ERP: mitä tarvitset rinnakkain?
Valitse järjestelmien tehtävät sen mukaan, missä työ tehdään. CRM:ssä seurataan asiakkuuksia ja myyntiä. Procountorissa hoidetaan taloushallintoa. ERP voi yhdistää myynnin työn suunnitteluun, projekteihin ja laskutuksen valmisteluun. Ominaisuudet vaihtelevat tuotteittain, joten nimi ei vielä kerro, mitä järjestelmä korvaa.
Jos tarjous ja lasku riittävät kuvaamaan koko toimituksesi, CRM:n ja taloushallinnon välinen yhteys voi riittää. Jos välissä on työntekijöiden tunteja, materiaaleja tai projektin vaiheita, ota ne mukaan vertailuun. CRM:n ja ERP:n välisen tiedonsiirron opas näyttää, mitä tarjouksesta laskuun kulkevassa prosessissa pitää sopia.
Mitä CRM:n ja Procountorin integraatio tekee?
Procountorin integraatiokuvauksen mukaan myyntilaskuja voidaan siirtää CRM:stä taloushallintoon ja maksusuoritustietoa takaisin. Tämä kertoo rajapinnan käyttötarkoituksesta. Jokaisen CRM-toimittajan toteutus pitää arvioida erikseen.
Sovi ainakin asiakkaan tunnistamisesta, laskuriveistä ja siirron käynnistävästä tapahtumasta. Pelkkä voitettu kauppa ei aina ole laskutuslupa: sopimus voi edellyttää ennakkomaksua, hyväksyttyä toimitusta tai kuukausittaista laskutusta. Tallenna laskutusperuste ennen automaation käynnistämistä.
- Asiakas: yhdistä CRM:n asiakas oikeaan Procountorin asiakastunnisteeseen. Päätä, missä laskutusosoite ylläpidetään.
- Laskun sisältö: sovi tuotteet, määrät, hinnat, verokäsittely, maksuehto ja asiakkaan vaatimat viitteet.
- Hyväksyntä: nimeä laskun tarkastaja. Laskuluonnoksen luonti ja laskun lähettäminen ovat eri työvaiheita.
- Paluutieto: määrittele, tarvitaanko CRM:ään laskun tunniste, tila vai maksutieto ja kuinka usein sitä päivitetään.
Kaksisuuntainen synkronointi tarvitsee säännön ristiriitatilanteisiin. Jos myyjä ja laskuttaja muuttavat samaa osoitetta eri järjestelmissä, kumpi muutos jää voimaan? Kirjaa päätös kenttäkohtaisesti.
Esimerkki: tarjous hyväksytään, laskutus odottaa toimitusta
Kuvitteellinen asiantuntijayritys myy projektin kahdessa erässä. Myyjä merkitsee tarjouksen hyväksytyksi ja tallentaa sovitun maksuaikataulun. Projektivastaava vahvistaa ensimmäisen vaiheen valmistumisen. Laskuttaja tarkastaa tämän jälkeen ensimmäisen erän laskuluonnoksen ennen lähettämistä.
Integraation tehtävä on siirtää jo sovittu tieto oikeaan paikkaan. Sen ei pidä päätellä sopimuksen sisältöä pelkästä myyntivaiheesta. Jos toimitus siirtyy, myös laskutusperusteen tarkistus kuuluu nimetylle henkilölle. Sama vastuunjako on RevOps-toimintamallin käytännön työtä.
Resapin Procountor-rajapinta
Resappi yhdistää CRM:n ja toiminnanohjauksen tehtäviä. Procountor-yhteys on osa sen integraatioita; integraatiosivulta näet kokonaisuuden. Resapin julkinen julkaisu on suunnitteilla marraskuulle 2026, ja jonotuslista on auki.
Pyydä omaa käyttöönottoasi varten kuvaus siirtyvistä tiedoista, siirtosuunnista ja päivitystiheydestä. Varmista myös, mitä tapahtuu virhetilanteessa. Rajapinnan olemassaolo ei yksin takaa tuoterekisterin synkronointia, reaaliaikaista maksutietoa tai automaattista laskun lähettämistä juuri sinun prosessissasi.
Testaa integraatio yhdellä laskulla ennen käyttöönottoa
Valitse tavallinen asiakas ja tyypillinen myyntitapahtuma. Käy lasku yhdessä myyjän ja taloushallinnon kanssa läpi ennen kuin automatisoit suuremman määrän tapahtumia.
- Asiakas: kohdistuuko lasku oikeaan yritykseen ja löytyykö asiakas jo rekisteristä?
- Laskurivit: siirtyvätkö tuotteet, hinnat, verokäsittely ja projektiviite sovitusti?
- Hyväksyntä: kuka tarkastaa laskun ja kuka saa lähettää sen?
- Virhetilanne: kuka saa tiedon epäonnistuneesta siirrosta ja miten sama lasku estetään syntymästä kahdesti?
Kun peruslasku toimii, kokeile yrityksessäsi tarvittavat poikkeukset, kuten hyvitys tai osalasku. Procountorin käyttöönotto-ohje kuvaa rajapintayhteyden aktivoinnin. Varaa erikseen aikaa oman tiedon ja työvaiheiden testaamiseen.
Usein kysyttyä Procountor CRM -yhteydestä
Voiko nykyisen CRM:n pitää käytössä?
Kyllä, jos sen Procountor-yhteys kattaa tarvitsemasi työnkulun. Vertaa nykyisen yhteyden täydentämistä ja järjestelmän vaihtoa samalla todellisella asiakastapauksella. Myös Pipedrive–Procountor-yhteyttä arvioitaessa ratkaisee toteutuksen sisältö, ei pelkkä integraation nimi.
Kuinka kauan käyttöönotto kestää?
Kesto riippuu lähtötietojen kunnosta, käyttöoikeuksista ja laskutuksen poikkeuksista. Teknisen yhteyden avaaminen on vain osa työtä. Pyydä toimittajalta työvaiheisiin sidottu arvio oman prosessisi perusteella.
Mitä integraation hinnassa kannattaa verrata?
Pyydä erittely käyttöönotosta, jatkuvasta palvelusta, rajapinnan mahdollisista maksuista ja muutostöistä. Selvitä myös, kuka selvittää epäonnistuneet siirrot. Yhden laskun onnistuminen testissä ei vielä kerro ylläpidon työmäärää.
Lue seuraavaksi laskutuksen automatisoinnin opas. Jos arvioit Resappia omaan yritykseesi, liity jonotuslistalle ja kerro nykyinen CRM sekä laskutuksen tärkein työvaihe.
Olli Junes on Resacon perustaja ja toimitusjohtaja. Hän on tehnyt myyntiä ja markkinointia koko työuransa ja rakentaa nyt suomalaisille pk-yrityksille työkaluja, joilla arki sujuu ilman kymmentä eri järjestelmää. Kirjoittaa siitä mitä asiakastyössä näkee.
