ERP-järjestelmän vaihtaminen on iso projekti. Mutta joskus vaihtamatta jättäminen on kalliimpaa. Tässä viisi selkeää merkkiä.
Merkki 1: Asiakkaan kokonaiskuva vaatii viisi järjestelmää
Myyntidata on CRM:ssä, projektitiedot projektinhallintatyökalussa, laskut kirjanpito-ohjelmassa ja asiakasviestit sähköpostissa. Yhden asiakkaan tilanteen selvittäminen tarkoittaa viiden järjestelmän läpikäyntiä.
Tieto päivittyy eri tahdissa eri paikoissa, ja kukaan ei tiedä, mikä versio pitää paikkansa. Tämä ei ole vain hidasta — se tuottaa virheitä.
Mitä pitäisi olla: Kaikki asiakasdata, projektit, tarjoukset, sopimukset ja laskut yhdessä järjestelmässä, jossa tieto päivittyy kerran ja näkyy kaikkialle.
Merkki 2: Kuukausiraportti vie useita tunteja
Excel auki, dataa kopioidaan useasta lähteestä, taulukoita päivitetään käsin. Johto saa luvut viikkojen viiveellä ja tekee päätökset vanhan tiedon pohjalta.
Mitä pitäisi olla: Automaattiset koontinäytöt, jotka päivittyvät reaaliajassa. Johto näkee tärkeimmät luvut milloin tahansa ilman yhtään manuaalista vaihetta.
Merkki 3: Uusi myyjä ei löydä asiakkaan historiaa
Mitä asiakkaalle on myyty, mitä on sovittu, mitkä reklamaatiot ovat auki — tieto on kollegoiden sähköposteissa tai vanhentuneiden tiedostojen syvyyksissä. Asiakas joutuu selittämään tilanteensa joka kerta uudelleen.
Se maksaa uskottavuuden.
Mitä pitäisi olla: 360-asteen asiakaskortti, josta näkyy kaikki — viestinnästä laskutukseen, tarjouksista reklamaatioihin — yhdellä silmäyksellä.
Merkki 4: Järjestelmä ei toimi toimiston ulkopuolella
Vanha ERP vaatii VPN:n tai toimii vain sisäverkossa. Kenttätyöntekijä ei kirjaa tunteja paikan päällä. Myyjä ei tee tarjousta asiakkaan luona.
Mitä pitäisi olla: Täysin selainpohjainen järjestelmä, joka toimii millä tahansa laitteella, missä tahansa, ilman asennuksia tai VPN-yhteyksiä.
Merkki 5: Integraatiot hajoavat päivitysten yhteydessä
Integraatiot kirjanpito-ohjelmaan, verkkokauppaan ja palkkaohjelmaaan on rakennettu käsin, ja kukaan ei oikein tiedä miten ne toimivat. Tai niitä ei ole lainkaan, ja data siirretään manuaalisesti — mikä tarkoittaa virheitä ja viiveitä.
Mitä pitäisi olla: Avoimet rajapinnat (API) ja valmiit integraatiot yleisimpiin järjestelmiin — kirjanpito-ohjelmiin, pankkeihin, sähköpostiin ja kalentereihin.
Riittääkö selainpohjainen ERP ratkaisemaan ongelman?
Selainpohjaista ERP:tä käytetään verkkoselaimella. Se kertoo käyttötavasta, mutta ei vielä siitä, missä palvelin sijaitsee tai kuka ylläpitää ohjelmistoa. Selainkäyttö voi kuulua sekä toimittajan pilvipalveluun että omalle palvelimelle asennettavaan järjestelmään.
Testaa järjestelmää siellä, missä työsi tehdään. Pyydä työntekijää kirjaamaan tunnit puhelimella, myyjää tekemään tarjous ja työnjohtajaa tarkastamaan sovitut työt. Selvitä myös, mitä tapahtuu verkkoyhteyden katketessa. Selainkäyttö ei itsessään tarkoita, että järjestelmä toimii ilman yhteyttä.
Jos haluat hallita myös palvelinympäristöä, lue ResaHostin opas ERP:n käyttämisestä omalla palvelimella. Pyydä ohjelmistotoimittajalta erikseen vahvistus siitä, että suunnittelemasi asennustapa kuuluu tuotteeseen ja sopimukseen.
Vie kolme omaa työtehtävää ERP-demoon
Ota vertailuun tarjous, valmis työ ja lasku. Käytä esimerkkitietoja, joista asiakkaan luottamukselliset tiedot on poistettu. Pyydä toimittajaa näyttämään koko tapahtumaketju ja merkitse kohdat, joissa tietoa täytyy edelleen syöttää käsin.
Arvioi uuden järjestelmän lisäksi nykyisen korjaamista. Jos suurin ongelma on tiedonsiirto, CRM:n ja ERP:n yhdistäminen voi olla kokonaisvaihtoa rajatumpi hanke. Jos vertailet uusia vaihtoehtoja, käytä apuna pk-yrityksen ERP-vertailua.
Varaa Resapin kartoitus ja tuo mukaan yksi työvaihe, jonka haluat saada sujumaan paremmin. Sen avulla käyttöönoton tarve, tarvittavat integraatiot ja seuraavat päätökset voidaan käydä läpi oman yrityksesi tilanteessa.
Tunnistit kolme kohtaa? Järjestelmä jarruttaa kasvuasi.
Nykyaikaiset pilvipohjaiset ERP-järjestelmät otetaan käyttöön viikkojen — ei kuukausien — aikana. Resapin maksuton kartoitus kestää 15 minuuttia. Sen jälkeen tiedät tarkalleen, mitä hyötyä uusi järjestelmä teidän yrityksellenne toisi ja mikä olisi realistinen käyttöönottoaikataulu.
Vanha järjestelmä maksaa joka kuukausi — laskitko sen?
ERP-vaihtamisen kustannuslaskelma tehdään usein väärin: lasketaan uuden järjestelmän hinta, mutta jätetään laskematta vanhan järjestelmän kustannus.
Vanha järjestelmä syö rahaa neljällä tavalla:
- Henkilötyötunnit: raporttien kokoaminen, tiedon siirtäminen järjestelmästä toiseen, virheiden korjaaminen
- Menetetyt kaupat: myyntiputki ei ole näkyvillä, kaupat jäävät seuraamatta, asiakasmuistutukset unohtuvat
- Laskutusvirheet: myöhästyneet laskut, virheelliset laskut, laskuttamatta jääneet tunnit
- Henkilöstön vaihtuvuus: hyvät tekijät lähtevät, kun työtavat ovat vanhanaikaisia
Kun nämä lasketaan yhteen, uuden järjestelmän hankintahinta on pieni murto-osa kokonaissäästöistä. Resapin maksuton kartoitus selvittää konkreettisesti, kuinka paljon nykyinen järjestelmä teiltä maksaa — ja millä aikataululla uusi järjestelmä maksaa itsensä takaisin.
Olli Junes on Resacon perustaja ja toimitusjohtaja. Hän on tehnyt myyntiä ja markkinointia koko työuransa ja rakentaa nyt suomalaisille pk-yrityksille työkaluja, joilla arki sujuu ilman kymmentä eri järjestelmää. Kirjoittaa siitä mitä asiakastyössä näkee.
